As despesas provisionadas são uma parte importante da contabilidade.
Despesas que são contraídas, mas ainda não foram registradas ao final
de um determinado período contábil, precisam ser tratadas como despesas
provisionadas, de acordo com o regime de competência contábil.
A ação de provisionar consiste em identificar valores a serem
desembolsados no futuro e informá-los ao controle financeiro interno da
empresa. Esses lançamentos podem ser realizados pela área financeira
quando, normalmente, referem-se a lançamentos de despesas periódicas, ou
pela área comercial, quando são gerados dos pedidos de compras
realizados pelo comprador.
A melhor maneira de executar essa tarefa é sem dúvida alguma
utilizando um software integrado de gestão (ERP). Esse software permite o
lançamento prévio dos pagamentos estimados, atualizando automaticamente
o financeiro e o fluxo de caixa, até que seja formalizado o compromisso
através do pagamento do título.
Veja a seguir cinco dicas para otimizar o provisionamento de gastos
de sua empresa em 2016 utilizando um sistema ERP. Vamos imaginar, por
exemplo, a rotina do departamento financeiro, em que uma de suas
responsabilidades é o lançamento diário, no sistema, de todas as
despesas provisionadas que não tiveram origem em uma compra, como contas
de água, aluguel, tarifas bancárias etc:
1- Uma vez que essas despesas são mensais e variam pouco, elas devem
ser lançadas como provisão de gastos futuros, considerando um valor
aproximado, baseado nos mesmos meses do ano anterior;
2-As provisões eventuais, frutos de negociações de compras, são
alimentadas automaticamente no sistema de acordo com os pedidos de
compra que são confirmados pelos compradores. Assim, basta lançar as
demais provisões, ou seja, as que são periódicas;
3- À medida que esses dados são registrados no sistema, tornando-se
visíveis e de fácil acesso, os gastos estimados já podem ser
considerados nas análises da disponibilidade financeira da empresa. Por
meio do sistema, o responsável pelo departamento financeiro acompanha em
uma tela a saúde financeira da empresa, verificando as contas a
receber, a pagar, pagas, recebidas e provisões, facilitando a
visualização para tomada de decisão;
4-A visualização de todos os lançamentos financeiros provisionados no
sistema é necessária para um controle das contas a pagar, conhecendo
assim, previamente, todos os compromissos a serem liquidados. Esse
controle é muito importante para obter informações necessárias à tomada
de decisões sobre os compromissos assumidos pela empresa, garantindo
assim o cumprimento de todas as suas obrigações;
5-Quando a conta chega à empresa com seu referido título, seu valor
real é conhecido, momento em que ela deixa de ser uma provisão e passa a
ser efetivamente uma conta a pagar.
*Fábio Túlio Felippe é diretor
presidente da Jiva Gestão Empresarial, especializada em soluções de
gestão empresarial para pequenas empresas e que atua no modelo de
franquias.
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